Baza wiedzy / Faktury kosztowe
Obieg zatwierdzania faktur kosztowych — kto akceptuje wydatek
Jak ustawić jeden albo dwa etapy akceptacji, czym różni się zatwierdzenie dokumentu od zatwierdzenia dekretu i kto dostaje powiadomienia.
Aktualizacja:
W wielu organizacjach wydatek z dotacji musi zaakceptować koordynator projektu, a potem zarząd albo księgowa. FloweNGO prowadzi ten obieg w aplikacji, więc nie trzeba krążyć z papierową fakturą od biurka do biurka.
Dwa osobne tory
Obieg ma dwa niezależne tory i każdy ustawiasz osobno:
- Dokumenty księgowe (faktury kosztowe, rachunki, listy płac) — akceptacja, że dokument wpłynął, jest poprawny i można go zaksięgować.
- Alokacje kosztów — akceptacja przypisania wydatku do pozycji budżetu projektu (dekretu).
Zatwierdzenie dokumentu nie zatwierdza jego dekretu. Dzięki temu księgowa może potwierdzić fakturę, a koordynator projektu decyduje, z której pozycji kosztorysu zostanie opłacona.
Ile etapów
W Ustawieniach → Obieg i zatwierdzanie wybierasz dla każdego toru:
- Wyłączone — zapis jest od razu skuteczny,
- 1 etap — jedna akceptacja,
- 2 etapy — dwie akceptacje po kolei.
Możesz też zdecydować, czy pojedynczy projekt może mieć zasady ostrzejsze albo łagodniejsze niż cała organizacja — na przykład projekt z dużą dotacją może wymagać dodatkowego etapu.
Jak to wygląda na co dzień
- Osoba wprowadzająca fakturę zapisuje ją i przekazuje do zatwierdzenia — faktura dostaje status „Do zatwierdzenia”.
- Zatwierdzający widzi ją na liście faktur (filtr „Do zatwierdzenia”) i na pulpicie. Może ją zatwierdzić albo odrzucić z komentarzem.
- Odrzucona faktura wraca do poprawy; zatwierdzona liczy się do wykonania budżetu projektu.
Zmiana statusu faktury może wysłać powiadomienie push na telefon lub komputer — każdy użytkownik włącza je u siebie w ustawieniach powiadomień.
Dlaczego to ważne przy dotacji
Do sprawozdania i do wykonania budżetu trafiają wydatki zatwierdzone. Obieg daje więc pewność, że w sprawozdaniu nie znajdzie się faktura, której nikt nie sprawdził.